Tipy, ako zvýšiť svoju produktivitu a vyhnúť sa prokrastinácii

Tipy, ako zvýšiť svoju produktivitu a vyhnúť sa prokrastinácii

msg life Slovakia » Články » Lifestyle » Tipy, ako zvýšiť svoju produktivitu a vyhnúť sa prokrastinácii

19. 07. 2021

8 min. čítania

Spravím to zajtra. Možno aj ty používaš túto formulku častejšie, akoby si chcel. Neustále odkladáš svoje povinnosti na neskôr, či už na ďalší deň, týždeň, mesiac… Ak túto situáciu dôverne poznáš a namiesto riešenia úloh si vypĺňaš čas inými činnosťami, patríš medzi prokrastinátorov. Prokrastinácia však nie je lenivosť. Prečítaj si tipy a techniky, ako s ňou efektívne bojovať. 

Prokrastinácia pochádza z latinského slova procrastinare, čo v preklade znamená „na zajtra“. Je to teda doslovné odkladanie povinností na neskôr. Mnohí z vás si povedia, že sa jedná o lenivosť. Nemusí to tak vždy byť. Lenivý človek odkladá zadania a úlohy len preto, aby nemusel nič robiť. Prokrastinátor tieto úlohy síce odloží tiež, ale namiesto toho sa venuje iným činnostiam. Lenivosť je teda nerobenie činností, prokrastinácia je robenie všetkého možného, len nie toho, čo je potrebné spraviť. Prokrastinácia je pravým opakom produktivity.

Prečo prokrastinujeme?

Poznáš tú chvíľu, keď máš toho tak veľa na práci, že ani nevieš, kde máš začať a radšej povinnosti odložíš na neskôr? Zle si si naplánoval úlohy, alebo si si ich nenaplánoval vôbec? Bojíš sa zlyhania, alebo máš len zlý deň? Dôvodov, prečo prokrastinujeme, môže byť oveľa viac. Vedel si, že za 55 % prokrastinácie môže tvoj mobil a chatovanie? Sociálne siete, klebety a návštevy kolegov taktiež umiestnili celkom vysoko. Teraz, keď vieš, čo spôsobuje prokrastináciu, sa pozrieme na to, ako ju riešiť, ak si jej už stihol podľahnúť.

Osvedčené techniky v boji s prokrastináciou

Aj keď prokrastinácia nie je sama o sebe nebezpečná, príde vhod sa jej zbaviť, prípadne ju aspoň čiastočne eliminovať. Hoci nám veľakrát prezeranie noviniek na sociálnych sieťach príde v danú chvíľu dôležitejšie a zaujímavejšie, ako sú naše povinnosti, tento čas nám už nikto nevráti. Nehovoriac o strese a tlaku, ktorý sa dostaví tesne pred termínom dokončenia úlohy. Týchto pár rád ti prokrastináciu pomôže poraziť.

Vyskúšaj Pomodoro techniku

Nikto sa nedokáže dlho sústrediť na jednu vec. To je jednoducho nemožné, najmä keď telefón vedľa teba doslova kričí, aby si ho zobral a pozrel si novinky na Facebooku. Nevadí, že je to už po štvrtýkrát za poslednú hodinu a v novinkách aj tak nie je nič zaujímavého. Práve takto vzniká prokrastinácia. Vyhnúť sa jej dá pomocou Pomodoro techniky, keď si polhodinu práce rozdelíš na dve časti, a to konkrétne 25+5 minút.

Dvadsaťpäť minút sa naplno venuj svojej práci a zvyšných päť minút si vyčleň na pauzu. Môžeš sa natiahnuť, prejsť sa, spraviť si kávu alebo čaj. Po štyroch „Pomodorách“ za sebou nasleduje dlhšia pauza. Striedanie intenzívnej práce a prestávky si môžeš, samozrejme, upraviť. Ak ti vyhovuje pracovať dlhšie a potom mať dlhšiu prestávku, použi túto techniku v podobe 50+10 minút.

Rozdeľ si čas pomocou techniky Pomodoro
Technika Pomodoro ti pomôže efektívnejšie využiť čas.

Čas na odpočinok využi rozumne

Či ide o odpočinok v rámci Pomodoro techniky alebo o obedňajšiu prestávku, netráv ju pozeraním do notebooku alebo telefónu. Nielen, že oddych potrebujú tvoje oči, ktorým neustále pozeranie na obrazovku neprospieva, ale aj tvoja hlava potrebuje krátky reštart. Okrem toho, zahltenie súkromnými e-mailami alebo negatívnymi správami neprinesie ten správny účinok, ktorý od prestávky očakávaš. „Poobedné kávičky a debaty pri nich sú na nezaplatenie,“ tvrdí softvérový developer Jaro. Aj podľa iných kolegov je ideálne chvíľu voľna stráviť mimo kancelárie, s kolegami na káve alebo oddychom na čerstvom vzduchu.

Dopraj si pravidelný odpočinok od práce
Prestávku využi napríklad na kávičku alebo čaj s kolegami.

To Do List robí skutočné zázraky

Aj keď sa plánovanie úloh môže zdať ako klišé, funguje. To Do List je bežne používaný ako nástroj produktivity. V zjednodušenej forme ti postačia papier a pero, existuje však aj množstvo aplikácií, do ktorých si môžeš zapisovať svoje povinnosti. Dobrá rada – skús si k jednotlivým projektom písať aj odhadovaný čas. Na konci si môžeš porovnať, či bol správny. Pomôže ti to v ďalšom plánovaní.

Náš Test manažér Paťo pracuje efektívne vďaka Outlook Tasks a Xmind. „V Outlooku sa dajú nastaviť aj pripomienky, prípadne využívať funkcia pozvánok,“ tvrdí. Ak si „stará škola“, ako naša Office manažérka Zuzka, ktorá si svoje úlohy rada píše na papier, určite tým nič nepokazíš. Nemusíš plánovať celý týždeň vopred. Stačí, ak si večer naplánuješ svoje aktivity na ďalší deň. Vďaka tomu zvyšuješ svoju efektivitu práce.

Spíš si zoznam úloh
Technika rozdelenia času na niekoľko menších úloh ti pomôže splniť viac cieľov.

Uprac si pracovný stôl

Odstráň zo svojho dosahu alebo z pracovného stola všetku techniku, ktorá by ťa pri plnení úlohy mohla zbytočne vyrušovať. Pracovný stôl zaprataný vecami tiež ponúka veľa možností na rozptyľovanie. Ak to myslíš s porazením prokrastinácie vážne, vytvor si prostredie bez rušivých elementov, v preklade – uprac si! Usporiadaný pracovný stôl zvyšuje produktivitu. Ak je predmetov okolo nás príliš, mozog má tendenciu upriamovať sa iné myšlienky a ľahko stratíme koncentráciu.

Nájdi si správne pracovné tempo

Niektoré úlohy sú menej príjemné ako iné. Ako to už býva zvykom, tie menej príjemné majú zvyčajne najväčšiu prioritu. Hneď ráno začni najdôležitejšou úlohou, ktorá ťa v ten deň čaká. Ak máš na To Do Liste viac zložitejších úloh, striedaj ich s tými jednoduchšími. Vďaka tomu nestratíš pracovné tempo a práca ti pôjde rýchlejšie.

Či už je prokrastinácia iba dôsledok dnešnej online doby alebo reálny problém, všetci sa zhodneme na tom, že výrazne ovplyvňuje našu efektivitu a prácu. Začať s ňou bojovať znamená mať lepšie zorganizovaný čas, menej stresu a dobrý pocit zo samého seba.

Vieš si výborne zadeliť svoje pracovné úlohy a efektívne zmanažovať čas?

Určite si pozri našu ponuku Projektového manažéra, alebo nám pošli svoje CV a možno ti ušijeme ponuku na mieru.