28

Tipy, ako prežiť online konferenčný hovor (zábavná verzia)

Tipy, ako prežiť online konferenčný hovor (zábavná verzia)

msg life Slovakia » Články » Lifestyle » Tipy, ako prežiť online konferenčný hovor (zábavná verzia)

02. 08. 2021

9 min. čítania

Komunikovať, riešiť problémy či prezentovať čokoľvek počas home office je niekedy náročné. Prezentujúci sa len ťažko dokáže vžiť do svojich poslucháčov cez kameru. Udržiavať očný kontakt je takmer nemožné a situáciu sťažujú aj možné technické komplikácie. Práca z domu je ďalším faktorom, ktorý často uberá na kvalite našej prezentácie či mítingu. Spísali sme preto tipy, ktorými by si sa mal riadiť, ak sa chceš vyhnúť nepríjemným situáciám.

Termín vždy vopred naplánuj

Nikto, ale naozaj nikto sa nepoteší, ak mu tri minúty pred koncom pracovnej doby príde e-mail s pozvánkou na stretnutie, ktoré začína o tri minúty. Takéto termíny sú v poriadku len v prípade, že si ich dohodneš telefonicky vopred a nejedná sa teda o žiadne „prekvapenie”.

Ideálne je overiť si u účastníkov stretnutia začiatok mítingu v dostatočnom predstihu a naplánovať ho v priebehu dňa. Máloktorých kolegov poteší pozvánka na schôdzku ráno o siedmej či pár minút pred koncom pracovnej doby.

Nezabudni na prípravu

Než sa pripojíš na videokonferenciu, uisti sa, že máš všetko vopred pripravené. Pomôcť ti môže krátky zoznam úloh či „to do list“. Technickým chybám sa nedá vyhnúť vždy, niektorým sa však dá predísť. Naša HR manažérka Veronika posiela uchádzačom detailné inštrukcie ohľadom pripojenia sa na online pohovor, no aj tak sa stáva, že technika niekedy jednoducho nefunguje.

„Raz za čas sa stane, že technika zlyhá. Samozrejme, aj tieto situácie sa stávajú a určite za to kandidátovi nedáme čierny bod,” hovorí naša personalistka.

Vopred si otestuj pripojenie či funkčnosť aplikácie, cez ktorú bude hovor prebiehať. Uisti sa, že tvoj počítač a aplikácie nepotrebujú žiadne aktualizácie. Niektoré programy nemusia správne fungovať, kým neprebehne update na novšiu verziu – vieme, o čom hovoríme.

Nezabudni si upratať aj svoje okolie, určite nechceš mať v zábere kamery kôpku bielizne na sedačke či neporiadok. Ak si majiteľom nevšedného umenia, alebo máš vo svojej knižnici pikantné tituly, zmeň svoje miesto, alebo toto „zátišie“ na chvíľu presuň.

Upratané okolie pracoviska
Pred začatím videokonferencie je vhodné upratať si aj svoje okolie.

Buď dochvíľny aj pri videokonferenčných hovoroch

Každé stretnutie má svoje špecifiká slušného správania. Tak, ako aj pri osobnom stretnutí, snaž sa byť dochvíľny a ani na online poradu či pohovor nemeškaj. Mnohí kolegovia, najmä na manažérskych pozíciách, majú kalendár plný ďalších aktivít.

„Máme skúsenosť aj s meškajúcimi kandidátmi, čo sa v prípade technických problémov samozrejme dá ospravedlniť. Zo skúsenosti však vieme, že dlho meškajú najmä kandidáti, ktorí nemajú až taký veľký záujem o danú pozíciu,” dodávajú naše HR manažérky Veronika a Majka.

Prelom na úvod ľady

Po pripojení sa na online hovor je vhodné nenúteným spôsobom uvoľniť atmosféru. Hoci si introvert telom aj dušou, malý „small talk“ ešte nikomu neuškodil. Prehodiť pár viet o priebehu dňa, o športe či aktuálnom dianí s kolegami, ktorých počas home office nevidíš osobne, uvíta každý účastník. Trápne ticho môže byť totiž oveľa nepríjemnejšie, najmä v situácii, keď na seba pozeráte „cez kameru”.

Uvoľnená konverzácia
Videokonferenciu je vhodné začať krátkym rozhovorom na uvoľnenie atmosféry.

Aj small talk má však svoje pravidlá a voľbou nevhodnej témy by ste mohli niektorého kolegu alebo obchodného partnera uraziť. Vyhnite sa aj otázkam, na ktoré by druhá strana mohla odpovedať len strohé áno, nie, neviem. Nerozoberajte ani príliš osobné témy, zamerajte sa na všeobecné veci, ku ktorým má každý čo povedať. Najúčinnejším „ice breakerom“ je otázka na náladu.

Vypni si mikrofón

Počas prezentácií a mítingov platí nepísané pravidlo: pokiaľ nemáš slovo, vypni si mikrofón. Nielen, že nebudeš rušiť prezentujúceho, môžeš sa vyhnúť aj trápnej situácii.

„Nestíšiť si mikrofón je nové, odpovedať všetkým.“

V jednej domácnosti sa stretávali viacerí pracujúci najmä počas home office. Rodičia určite teraz prikývnu na súhlas, že výrazným rušivým elementom môžu byť aj deti, ak v danom okamihu nemajú práve najlepšiu náladu, alebo sa nudia. Aj majitelia psíkov určite aspoň raz zažili, že sa do konverzácie „zapojil“ aj ich štvornohý miláčik.

Naša Office manažérka projektového riadenia, Zuzka, v nedávnom článku o Supermamách uviedla, že niekedy sú hlasnou zvukovou kulisou práve naše najmenšie poklady:

„Niekedy počas mítingov počuť u kolegov detský krik a ruch a mňa to vždy veľmi teší. Nie, že by som bola škodoradostná, skôr viem, že v tom nie som sama,“ tvrdí Zuzka.

„Jedného pohovoru sa zúčastnilo aj dieťa kandidáta. Zapájalo sa a rečnilo. Hoci to bolo veľmi milé, predĺžilo to čas stretnutia aj nášho harmonogramu,“ hovorí HR manažérka Majka.

Rušivé prostredie
Rušivým elementom môžu byť domáci miláčikovia aj detičky.

Ak práve neprezentuješ, vďaka stlmenému mikrofónu si môžeš v pokoji písať poznámky na počítači. V opačnom prípade budú účastníci diskusie počuť neúnavné ťukanie do klávesnice, ktoré pôsobí veľmi rušivo. Toto pravidlo platí aj vtedy, ak sa pripájaš na online hovor z kancelárie. Neraz sa stalo, že veselí kolegovia nechtiac prispeli do projektovej debaty nevhodným vtipom či hlasným smiechom. V takomto prípade zváž aj presun do tichšej zasadačky.

„Boli sme svedkami aj toho, keď spolubývajúci našich kolegov utrúsili nevhodnú poznámku, preberali osobné problémy, alebo iní kolegovia počas počúvania prezentácie jedli a šuchotali s obalmi od keksíkov.“

„Na nedávny videohovor sa pripojila kolegyňa trocha neskôr. Prvé minúty bola sklonená pri stole a veľmi šuchotala. Nefungovala nám práve doma wifi, takže som buď nepočula nič, alebo len šuchot.“ opisuje nedávny zážitok Zuzka, Office manažérka.

Buď online zoči-voči

Mnohí z nás preferujú osobné stretnutia. Na nich si môžeme pozrieť z očí do očí a vnímať tak popri rozhovore aj mimiku či gestikuláciu. Počas videohovoru má väčšina účastníkov mítingu kameru vypnutú. Dôvody sú rôzne, avšak platí, že hovoriť zoči-voči má viacero benefitov. Ak máš vypnutú kameru, pôsobí to na ostatných, akoby sa zhovárali sami so sebou.

Ak je však video práve to, čo ťa na konferenčných hovoroch unavuje a vyrušuje, kameru nevypínaj, ale dohodni sa so zvyškom tímu na regulovaní stimulov z obrazovky. Vidieť budete aktuálne len toho, kto práve hovorí. Niektorých možno vyrušuje pohľad na samého seba a majú tendenciu neustále sa kontrolovať. Vtedy je dobrým riešením skryť okno so svojím obrazom.

Odlož pyžamo

Väčšina z nás určite zažila na home office moment, keď sa nám naozaj nechcelo upraviť sa. Vtedy sme boli vďační za obyčajný telefonát či e-mail. Hoci je to veľmi pohodlné, mal by si si dať záležať na svojom vzhľade aj doma.

Najmä ak prezentuješ svoju prácu pred zákazníkom či manažmentom, je vhodné myslieť aj na zovňajšok. Oblek, samozrejme, nie je nutný, ale upravené vlasy, čistá košeľa či blúzka budú pôsobiť profesionálnejšie. To isté platí aj o online pohovore. Ak sa uchádzaš o pracovnú ponuku a o prácu máš seriózny záujem, preukážeš ho aj tým, že si dáš záležať na kultivovanom vzhľade.

Ak máš videohovor s kolegami z tímu, preukáž im aspoň trochu úcty a prezleč sa z pyžama do niečoho vhodnejšieho. V prípade, že máš doma partnera, ktorý preferuje voľnejší štýl domáceho obliekania, uisti sa, že v daný čas sa nevyskytne na pozadí tvojho hovoru, napríklad aj bez nohavíc. K takýmto úsmevným situáciám dochádza počas video mítingov na home office pomerne často.

Nauč sa používať filtre

Niektoré aplikácie umožňujú zmeniť si pozadie videohovoru. Najviac sa to zíde v prípade, že si nestihneš upratať, alebo nechceš zdieľať svoje súkromie s ostatnými. Ak túžiš po niečom špeciálnom, je vhodné, ak si toto pozadie nastavíš ešte pred stretnutím. Počas online schôdzky by si sa mal naozaj sústrediť len na míting. Nie je vhodné ani hrať sa s nastaveniami aplikácií alebo mobilom.

„Moja šéfka sa počas nášho Microsoft Teams videohovoru nechtiac zmenila na zemiak a nevedela, ako toto nastavenie vypnúť. So zapnutým filtrom tak zostala počas celého mítingu.”

Aplikácie počas videohovoru
Vyhni sa počas online konferencie používaniu filtrov.

To isté platí aj o rôznych filtroch, ktoré sú určite zábavné, ale len v prípade, že si si ich vybral dobrovoľne a vieš ich aj vypnúť. Niektorým menej zručnejším sa podarili naozaj husárske kúsky a ich nepodarené videokonferencie obleteli internet. Určite stojí za zmienku aj sudca, ktorý pojednával počas celého videohovoru ako smutné mačiatko.

Zdieľaj správnu obrazovku

Veľký pozor si treba dať aj pri zdieľaní aplikácií počas videohovoru. Venuj dostatočnú pozornosť výberu správnej obrazovky či dokumentu, ktorý chceš zdieľať. Neraz sa stalo, že prezentujúci omylom zdieľal zlé okno a prezradil tak, čomu ďalšiemu sa popri práci venuje. Väčšinou ide o nevinný a mnohokrát aj vtipný omyl, no aj ten môže spôsobiť nepríjemnosti.

Hoci by sa mnohé z týchto príhod stali dobrou historkou, na ktorej by si sa časom zasmial nielen ty, ale aj celý kolektív, ak ide o získanie novej práce, úspešnú prezentáciu projektu alebo len obyčajnú kolegiálnosť, odporúčame ti držať sa našich rád.

Viaceré z uvedených situácií sme totiž sami zažili a vždy je vhodnejšie odložiť si ich napríklad na spoločné tímovky. Keď už teraz vieš, čomu sa vyhnúť, stačí sa iba prihlásiť na pohovor. Prezri si naše aktuálne pracovné ponuky a pridaj sa do nášho tímu!

02. 08. 2021

9 min. čítania

Kľúčové slová

Mohlo by ťa zaujímať

Podobné články

8 tipov od našich kolegov, ako na efektívny time manažment počas home office

8 min. čítania

Aj práca z domu ťa môže baviť. Inšpiruj sa tipmi, ako sa motivovať na home office

10 min. čítania